Pertama: Sejak 2012, staf dan pengurus PMI di berbagai tingkatan secara konsisten telah menekankan pentingnya proses perencanaan yang benar untuk menghasilkan dokumen perencanaan yang berbasis tujuan dan kebutuhan serta rasional dan terukur. Pada Maret 2014, sebuah kelompok kerja (pokja) di PMI Pusat ditugaskan untuk menyusun strategi dan kebijakan-kebijakan kunci untuk 5 tahun ke depan. Pembentukan pokja ini didorong oleh adanya kesadaran bahwa proses yang partisipatif, komitmen yang kuat, serta rasa kepemilikan yang tinggi akan menjamin keberhasilan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Operasional (Renops) agar layak digunakan sebagai acuan oleh PMI semua tingkatan di seluruh Indonesia.
Langkah kedua: Di awal tahun 2013, PMI melakukan penilaian kapasitas organisasi untuk mengukur indikator PMI Provinsi/Kab/Kota yang berfungsi baik. Saat itu, PMI Pusat berhasil mengumpulkan informasi dari 300 Kab/Kota (67%) dan 33 Provinsi dalam waktu dua bulan. Hasil penilaian kapasitas ini memberikan jawaban terhadap satu pertanyaan penting, yaitu: “Ada di mana PMI saat ini?” Selanjutnya, dengan menggunakan hasil penilaian tersebut serta berbagai dokumen pelaporan lainnya, PMI Pusat melakukan analisis SWOT untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan PMI secara umum, serta peluang dan ancaman yang ada di luar PMI.
Langkah ketiga: Pokja penyusunan strategi dan kebijakan-kebijakan kunci dalam lokakarya di enam wilayah regional, dipimpin oleh pengurus PMI Pusat. Hal ini dimaksudkan untuk mengumpulkan aspirasi dan rekomendasi dari pengurus PMI Provinsi. Melalui beberapa lokakarya yang diadakan selama bulan Mei hingga Agustus 2014, Pokja ini berhasil menyusun sebuah rancangan Renstra yang mengartikulasikan pernyataan visi, misi, dan tujuan strategis PMI. Akhirnya, dokumen tersebut disahkan pada Musyawarah Nasional di Desember 2014.
Langkah keempat: Berdasarkan Renstra yang telah disyahkan dalam Munas, staf PMI Pusat selanjutnya memformulasikan Renops untuk 2015-2019 dalam rangkaian tiga lokakarya. Lokakarya pertama, yang dipimpin oleh Kepala Biro Perencanaan, fokus pada dokumen Renstra untuk memastikan pemahaman yang sama terhadap dokumen tersebut. Pada lokakarya kedua, diskusi fokus pada Renops, untuk menetapkan outcome dan output serta indikatornya pada masing-masing tujuan strategis. Pada awal diskusi, peserta diberikan pemaparan tentang definisi, fungsi, manfaat Renstra dan Renops, perbedaan dan hubungan di antara keduanya, cara menyusun pernyataan tujuan dan indikator yang SMART, serta format-format perencanaan yang akan digunakan selama proses berlangsung.
Setelah itu, Divisi/Biro/Unit di PMI Pusat didampingi dalam menyusun renops dan rencana kerja tahun 2015. Sesi pendampingan ini terbukti efektif untuk menetapkan outcome dan output yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis secara partisipatif. Selain itu, proses pendampingan ini juga membantu staf untuk memahami proses perencanaan dengan lebih baik.
Akhirnya, pada lokakarya ketiga, yang diikuti oleh kelompok yang lebih besar, termasuk perwakilan dari sepuluh Provinsi, Renops dan Rencana Kerja PMI Pusat tahun 2015 difinalisasi. Untuk menjamin validitas dan realibilitas data, sebuah daftar definisi indikator juga telah disusun untuk menjabarkan pengertian, alat verifikasi, dan waktu pelaporan. Kali ini, Unit Transfusi Darah dan Rumah Sakit PMI juga disertakan dalam dokumen Renstra dan Renops PMI, di mana hal ini belum pernah terjadi di masa lampau. Hal menarik lainnya adalah keterlibatan atau partisipasi dari perwakilan PNS, IFRC, dan ICRC selama proses ini berlangsung. Keterlibatan mitra ini sangat penting untuk memberi kesempatan memahami proses perencanaan di PMI serta memberikan sudut pandang, ide, dan wawasan yang berguna untuk perencanaan yang lebih baik.
Langkah kelima: Menyiapkan dokumen Renstra dan Renops untuk disajikan pada Musyawarah Kerja Nasional (Mukernas). Baik Renstra maupun Renops 2014-2019 divisualisasikan dalam dua format (diagram alir dan matriks) agar pembaca lebih mudah memahaminya. Diagram Renstra menggambarkan satu visi, tiga misi, dan delapan tujuan strategis, sementara diagram Renops menjabarkan outcome dan output untuk setiap tujuan strategis. Diagram tersebut membantu pembaca memahami hubungan logis antara output, outcome, tujuan strategis, hingga pernyataan visi. Sementara itu, matriks Renstra dibagi menjadi empat kolom untuk menjabarkan pernyataan misi, tujuan strategis, indikator, dan targetnya. Sedangkan matriks Renops memiliki enam kolom untuk pernyataan outcome, indikator, dan targetnya; pernyataan output, indikator, dan targetnya.
Langkah keenam: Setelah kelima langkah tersebut selesai, selanjutnya PMI mensyahkan Renstra dan Renops 2014-2019 di Mukernas pada 16 Februari 2015. Pertemuan ini dihadiri oleh semua pengurus baru PMI Pusat, termasuk Ketua Umum (Wakil Presiden RI), dan ±120 orang yang mewakili pengurus PMI Provinsi, PNS, IFRC, dan ICRC. Sekretaris Jenderal PMI mendorong PMI Provinsi/Kab/Kota untuk menggunakan Renstra dan Renops sebagai acuan dalam menyusun rencana kerja tahunan.
Selanjutnya, khususnya pada tahun 2015, PMI Pusat bekerja sama dengan Provinsi untuk mensosialisasikan Renstra dan Renops 2014-2019 ke personil PMI Provinsi/Kab/Kota di seluruh negeri melalui berbagai kegiatan. Saat ini, suatu tim telah dibentuk dan dilatih, disebut sebagai ‘Focal Point’ Renstra dan Renops untuk melakukan sosialisasi dan memfasilitasi proses perencanaan di semua tingkatan. PMI Pusat dan Provinsi akan terus mendorong semua tingkatan untuk menggunakan dokumen Renstra dan Renops sehingga seluruh 33 PMI Provinsi dan 450 PMI Kab/Kota bekerja sinergis untuk mencapai tujuan dan visi yang sama.
Keberhasilan dalam proses perencanaan ini tidak terlepas dari upaya pembangunan sistem Perencanaan, Monitoring, Evaluasi, Pelaporan (Planning, Monitoring, Evaluation, Reporting-PMER). Sistem PMERyang berfungsi baik akan memampukan PMI di semua tingkatan untuk mengelola operasional, program, dan organisasi secara efektif. Implementasi sistem PMER secara nasional dimulai dari Renstra dan Renops, yang kini telah dimiliki PMI. Diagram berikut menggambarkan perjalanan upaya pembangunan sistem PMER sejak tahun 2012 hingga 2014.
Untuk informasi lebih lanjut, dapat menghubungi : Jhon F. Mamoedi, Kabiro Perencanaan PMI Pusat, Email: john_mamoedi@pmi.or.id
